Перспективы и тенденции электронного документооборота

В докладе Натальи Храмцовской на ежегодной конференции-выставке по управлению информацией и электронным документооборотом DOCFLOW 2015 под названием «Есть ли будущее у СЭД ЕСМ-систем?» была дана оценка текущего положения дел в плане применения СЭД и ECM-систем в деловой деятельности и государственном управлении, основных факторов, влияющих на сферу их использования, и перспектив развития и внедрения систем данного типа в России.

По наблюдениям Натальи Храмцовской, особенности российского рынка СЭД ЕСМ – многоукладость, использование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контентом на основе ИКТ, мобильных и облачных вычислений. В то время, как некоторые компании еще только начинают осваивать простые системы, у других задача – интегрирование сложных систем, но и те, и другие осваивают информационные технологии. Причем, при наличии разного уровня освоения ИКТ организациями все еще есть запас «непуганых пользователей». Это означает, что существуют ниши для продуктов различного класса, с различным функционалом.

Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на «конвейерное производство» бумажных и бумагоподобных организационно-распорядительных документов (ОРД): такие СЭД не рассчитаны на то, чтобы применяться в качестве корпоративных хранилищ информации и документов, в них отсутствуют развитые инструменты структуризации, поиска и бизнес-аналитики, не поддерживаются отслеживание сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение и передача на архивное хранение.

В части законодательно-нормативного регулирования даже такие ключевые элементы традиционного документооборота, как печать и подпись, изготовление и заверение копий регламентированы недостаточно четко. Ситуация с регулированием электронных технологий еще более сложная: нет единых требований к оформлению, передаче, хранению, обеспечению долговременной сохранности, экспертизе ценности, уничтожению и передаче на архивное хранение электронных документов. В ряде вопросов действовать приходится на свой страх и риск – и это не обязательно плохо.

По мнению Натальи Храмцовской, роль усиленных электронных подписей (УЭП) раздута. Плюсы этого в том, что достаточно хорошо проработанная законодательно-нормативная база и сложившаяся судебная практика позволяют не думать об обеспечении доверия к документам в СЭД/ЕСМ-системах – лишь бы подписи проверялись. Минусы в том, что УЭП становится источником сложностей, когда нужно обеспечить длительное хранение электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы.

Наталья Храмцовская обозначила ряд текущих тенденций и их последствия. В частности, очевидно, что организации постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота, что лишний раз подтверждает DOCFLOW-2015, и это не может не радовать. Наметился переход от традиционного обмена неструктурированными электронными документами к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. Центр тяжести автоматизации смещается с организционнно-распорядительной документации на поддержку основной деловой деятельности. Разработчикам ПО стоит учитывать снижение интереса передовых организаций к решениям, основанным на традициях российского делопроизводства.

Стремительный переход государства и бизнеса на электронные технологии «бросил в объятия» поставщиков массу новых пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие привычную им технологию работы с документами. При этом компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха, значительные усилия направляют на обслуживание возникшей вокруг существующих продуктов экосистемы, недостаточное внимание уделяется созданию и продвижению инновационных продуктов.

Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работ заставляют организации автоматизировать свои рутинные процессы, продолжается перевод в электронный вид все большего числа видов документов. Кризисные явления в целом не подрывают интерес к СЭД/ЕСМ-решениям и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудовании и программное обеспечение.

Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов и информации, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование, включая бизнес-аналитику и большие данные. Для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения. Вопрос об интероперабельности СЭД/ЕСМ различных производителей перешел в аналитическую плоскость – как в плане оперативного обмена документами между системами, так и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему.

Сложная международная ситуация дает определенное преимущество отечественным разработчикам и собственникам инфраструктуры: повышается интерес ко всему спектру информационной безопасности, среди которых стоит отдельно выделить вопрос защиты персональных данных, а экономические и политические проблемы облегчили для российских производителей конкуренцию с импортными системами.

По мнению Натальи Храмцовской, надежды на то, что корпоративная ЕСМ-система сможет стать единым хранилищем электронных документов организации, не оправдались. Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах – бухгалтерского, финансового, складского учета, а также в системах электронной почты, мгновенных сообщений, на корпоративных веб-сайтах. Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию, но на практике это требует больших затрат, которые не всегда окупаются.

В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен те, кто не идет вперед, неминуемо откатываются назад, напоминает Наталья Храмцовская. В целом концепция централизованного управления документами организации с использованием одной системы не оправдала ожиданий. Системы нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем тем информационным ресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решений: это могут быть государственные реестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты.

Что касается ближайшего будущего, то через 5-7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих. Преимущество получат те разработчики, которые уже сегодня займутся формированием облика продуктов завтрашнего дня. Безусловно, проблему долгосрочного хранения придется решать. Наталья Храмцовская предрекает относительно спокойное, не взрывное расширение масштабов использования облаков, а мобильные технологии, по ее мнению, изменятся и станут ориентироваться на поддержку деятельности основной массы исполнителей. В среднесрочной перспективе вероятен «предел» рынка СЭД/ЕСМ-систем. Можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся. Поставщикам придется разработать новые либо существенно переработать старые продукты, а часть ныне широко используемых систем уйдет с рынка, считает спикер.

Презентация (PDF)